Получите максимальную пользу от своего программного обеспечения для управления проектами с помощью опросов и тестов

Какую бы роль Вы ни играли в проекте, существует большая вероятность, что Вы будете использовать программное обеспечение для управления этим проектом.

Способность Вашей команды эффективно использовать это программное обеспечение является ключом к оптимизации процесса управления проектами. Но как Вы сможете удостовериться, что Ваша команда использует это ПО с максимальной эффективностью? И если это не так, как Вы можете улучшить процесс его использования?

Конечно, с помощью опросов и тестов.

Прежде чем говорить о роли, которую играют тесты и опросы, давайте поговорим о том, что такое программное обеспечение для управления проектами и как его обычно используют сотрудники.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет сотрудникам разрабатывать, планировать и выполнять отдельные проекты. Это включает в себя определение результатов и сроков для каждого проекта, назначение задач для соответствующих заинтересованных сторон, а также обеспечение сотрудничества и связи между всеми участниками проекта.

Варианты использования программного обеспечения для управления проектами различаются в зависимости от должности сотрудников и характера их работы. В общем случае ситуация такова:

Например, они создают и анализируют отчеты о типах выполняемых проектов. Используя данные этих отчетов, они могут видеть, кто над чем работает, и как тесно связаны между собой эти проекты и цели компании.

Отдельных участников, как правило, интересуют такие вопросы, как: «Когда должен быть реализован этот проект?», «Каков следующий шаг в этом проекте?» и «На каких проектах я должен сосредоточиться сейчас?». Это позволяет им обозначить приоритеты в отношении своего времени и усилий.

Эти сотрудники обычно работают в качестве операторов. В их обязанности входит проверка корректности управления проектами и их своевременного выполнения. Они также отвечают за то, чтобы сотрудники своевременно проходили обучение по работе с программным обеспечением.

Поскольку управление проектами востребовано многими компаниями, на рынке представлено множество таких программных платформ. Вот некоторые из самых популярных: Trello, Jira, Basecamp и Microsoft Project.

Итак, как сотрудники используют Ваше программное обеспечение для управления проектами?

Чтобы узнать, просто спросите их в опросе! Вот некоторые вопросы, которые Вы можете использовать:

Ответы на эти вопросы покажут, какие преимущества получают Ваши сотрудники от использования программного обеспечения, и в какой степени они облегчают этим свою работу. Опросы также сообщат Вам, в каких областях ПО используется недостаточно эффективно, либо потому, что эти области не так важны, либо потому, что Ваши сотрудники не так опытны в использовании его таким образом.

Опросы также помогут выяснить, как Ваше программное обеспечение для управления проектами может принести наибольшую пользу Вашей команде. Сотрудники могут постесняться высказать свое мнение лично, но с помощью опроса, который позволяет анонимно отвечать на вопросы, у них будет возможность дать продуманные и откровенные отзывы.

Вот некоторые варианты вопросов:

Наконец, обязательно включите хотя бы один открытый вопрос. Ответы Ваших сотрудников могут удивить Вас и помочь в принятии эффективных решений.

Тесты помогут понять уровень знаний Ваших сотрудников в области программного обеспечения и определить направления для дальнейшего обучения.

В качестве первого шага на пути к проведению опросов сгруппируйте своих сотрудников в зависимости от их ролей. Затем разработайте набор простых, умеренно сложных и сложных вопросов для каждой опреденной Вами роли.

Например, в одной группе у Вас будут рядовые сотрудники, которые используют программное обеспечение для управления своими проектами. Эти сотрудники должны иметь профессиональные знания для выполнения следующих задач:

При разработке теста и анализе его результатов учитывайте следующие советы:

Определите вопросы, на которые чаще всего были получены неправильные ответы. Затем просмотрите неправильные ответы на эти вопросы, которые могли быть выбраны с наибольшей вероятностью. Ваши аналитические выводы помогут Вам в обучении Вашей команды.

Ищете простой способ опросить своих сотрудников? Хотите использовать все приведенные выше советы?Попробуйте использовать наш онлайн-тест. →

Ваше программное обеспечение для управления проектами помогает Вашей организации достичь поставленных целей. Чтобы получить максимальную отдачу от Вашего программного обеспечения, найдите время, чтобы определить, как оно используется, где оно применяется с недостаточной эффективностью, и как сотрудники могут извлечь наибольшую выгоду из обучения. Тесты и опросы дадут Вам информацию, необходимую для решения проблем в каждой из этих областей.