Получите максимальную пользу от своего программного обеспечения для управления проектами с помощью опросов и тестов

Какую бы роль Вы ни играли в проекте, существует большая вероятность, что Вы будете использовать программное обеспечение для управления этим проектом.

Способность Вашей команды эффективно использовать это программное обеспечение является ключом к оптимизации процесса управления проектами. Но как Вы сможете удостовериться, что Ваша команда использует это ПО с максимальной эффективностью? И если это не так, как Вы можете улучшить процесс его использования?

Конечно, с помощью опросов и тестов.

Прежде чем говорить о роли, которую играют тесты и опросы, давайте поговорим о том, что такое программное обеспечение для управления проектами и как его обычно используют сотрудники.

Обзор программного обеспечения для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами позволяет сотрудникам разрабатывать, планировать и выполнять отдельные проекты. Это включает в себя определение результатов и сроков для каждого проекта, назначение задач для соответствующих заинтересованных сторон, а также обеспечение сотрудничества и связи между всеми участниками проекта.

Варианты использования программного обеспечения для управления проектами различаются в зависимости от должности сотрудников и характера их работы. В общем случае ситуация такова:

  • Руководители рассматривают проекты на высоком уровне

Например, они создают и анализируют отчеты о типах выполняемых проектов. Используя данные этих отчетов, они могут видеть, кто над чем работает, и как тесно связаны между собой эти проекты и цели компании.

  • Сотрудники, не занимающие руководящих должностей, в основном занимаются своими конкретными проектами

Отдельных участников, как правило, интересуют такие вопросы, как: «Когда должен быть реализован этот проект?», «Каков следующий шаг в этом проекте?» и «На каких проектах я должен сосредоточиться сейчас?». Это позволяет им обозначить приоритеты в отношении своего времени и усилий.

  • Сотрудники, которым поручено управлять общим использованием программного обеспечения в команде

Эти сотрудники обычно работают в качестве операторов. В их обязанности входит проверка корректности управления проектами и их своевременного выполнения. Они также отвечают за то, чтобы сотрудники своевременно проходили обучение по работе с программным обеспечением.

Поскольку управление проектами востребовано многими компаниями, на рынке представлено множество таких программных платформ. Вот некоторые из самых популярных: Trello, Jira, Basecamp и Microsoft Project.

Опросы определяют модели использования и области для улучшения

Итак, как сотрудники используют Ваше программное обеспечение для управления проектами?

Чтобы узнать, просто спросите их в опросе! Вот некоторые вопросы, которые Вы можете использовать:

  • Почему Вы используете наше программное обеспечение для управления проектами?
  • Как часто Вы используете наше программное обеспечение для управления проектами?

Ответы на эти вопросы покажут, какие преимущества получают Ваши сотрудники от использования программного обеспечения, и в какой степени они облегчают этим свою работу. Опросы также сообщат Вам, в каких областях ПО используется недостаточно эффективно, либо потому, что эти области не так важны, либо потому, что Ваши сотрудники не так опытны в использовании его таким образом.

Опросы также помогут выяснить, как Ваше программное обеспечение для управления проектами может принести наибольшую пользу Вашей команде. Сотрудники могут постесняться высказать свое мнение лично, но с помощью опроса, который позволяет анонимно отвечать на вопросы, у них будет возможность дать продуманные и откровенные отзывы.

Вот некоторые варианты вопросов:

  • В каких из следующих областей Вы хотели бы повысить эффективность использования нашего программного обеспечения для управления проектами?
  • Какими способами, в настоящее время недоступными, Вы хотели бы использовать наше программное обеспечение для управления проектами?
  • В каких из следующих областей (если таковые имеются) Вы хотели бы пройти обучение, чтобы лучше использовать наше программное обеспечение для управления проектами?

Наконец, обязательно включите хотя бы один открытый вопрос. Ответы Ваших сотрудников могут удивить Вас и помочь в принятии эффективных решений.

Тесты помогают в обучении и позволяют выявлять пробелы в знаниях

Тесты помогут понять уровень знаний Ваших сотрудников в области программного обеспечения и определить направления для дальнейшего обучения.

В качестве первого шага на пути к проведению опросов сгруппируйте своих сотрудников в зависимости от их ролей. Затем разработайте набор простых, умеренно сложных и сложных вопросов для каждой опреденной Вами роли.

Например, в одной группе у Вас будут рядовые сотрудники, которые используют программное обеспечение для управления своими проектами. Эти сотрудники должны иметь профессиональные знания для выполнения следующих задач:

  • Создание заявки (легко)
  • Создание отчета (умеренно сложно)
  • Создание пользовательской панели мониторинга (сложно)

При разработке теста и анализе его результатов учитывайте следующие советы:

  • Присвойте наибольший вес вопросам, которые являются наиболее сложными или относятся к основным темам. Таким образом, Ваши итоговые оценки будут лучше указывать, насколько профессионально сотрудники работают с программным обеспечением.
  • Если респондент отвечает на вопрос неправильно, Вы можете добавить пользовательский комментарий, в котором будет не только правильный ответ, но и объяснение, почему он правильный. Это даст Вашим сотрудникам возможность учиться и совершенствоваться.

Определите вопросы, на которые чаще всего были получены неправильные ответы. Затем просмотрите неправильные ответы на эти вопросы, которые могли быть выбраны с наибольшей вероятностью. Ваши аналитические выводы помогут Вам в обучении Вашей команды.

Ищете простой способ опросить своих сотрудников? Хотите использовать все приведенные выше советы?Попробуйте использовать наш онлайн-тест. →

Ваше программное обеспечение для управления проектами помогает Вашей организации достичь поставленных целей. Чтобы получить максимальную отдачу от Вашего программного обеспечения, найдите время, чтобы определить, как оно используется, где оно применяется с недостаточной эффективностью, и как сотрудники могут извлечь наибольшую выгоду из обучения. Тесты и опросы дадут Вам информацию, необходимую для решения проблем в каждой из этих областей.

Узнайте, как SurveyMonkey может удовлетворить Ваше любопытство