Будьте подготовлены, сохраняйте организованность и используйте инструменты SurveyMonkey, чтобы ваши мероприятия проходили гладко.
Когда дело касается управления мероприятиями, очень немногие правила остаются неизменными. Каждое мероприятие уникально и требует уникального подхода. Для организатора гибкость важна не меньше, чем умение организовывать. Гибкость — это то, что позволяет вам адаптироваться, учиться и меняться, чтобы каждое новое мероприятие было лучше предыдущего. Программы для проведения опросов по управлению мероприятиями способны улучшить соответствующие навыки за счет оптимизации тайм-менеджмента.
Не просто проводите мероприятие. Старайтесь сделать каждое из них незабываемым — в этом вам помогут 10 советов по управлению мероприятиями:
Какие навыки управления мероприятиями необходимы всем хорошим организаторам? Им должно быть комфортно общаться с людьми и, что самое главное, они должны уметь слушать.
Вам нужно будет обрабатывать информацию, поэтому высокая самоорганизованность — еще одно важнейшее требование к хорошему организатору. Чем раньше вы начнете планирование, тем лучше, но вы должны быть готовы и к внезапным изменениям. Учитывая все это, хороший организатор мероприятия должен сохранять спокойствие на всех этапах планирования мероприятия, от начала до конца.
Вот самые важные выводы:
Если вы координируете свои действия с ответственным за планирование, он может прислать вам список целей. Если нет, сформулируйте конкретные цели мероприятия вместе с клиентом. Сделайте эти цели как можно более определенными. Сколько машин должен перемещать персонал парковки каждый час? Сколько вопросов вы надеетесь вместить в одну сессию вопросов и ответов? По возможности используйте числа.
Чем раньше вы сможете подтвердить детали мероприятия, тем лучше. Начинайте звонить уже за год вперед, чтобы успеть закрепить за собой место проведения мероприятия и воспользоваться специальными предложениями поставщиков. На начальном этапе важно договориться о возможных изменениях (ведь вы еще не знаете, сколько участников ожидается), но всё равно обращайтесь к заведениям и поставщикам как можно раньше: это сэкономит вам время, деньги и избавит от головной боли в дальнейшем. Используйте опросы по планированию мероприятий, чтобы собрать эту важную информацию для подготовки. Вам поможет этот контрольный список планирования мероприятия.
Каждое мероприятие имеет свои особенности. Поставщики это знают, поэтому многие из них предлагают нестандартные услуги с гибкими ценами. Не спрашивайте у поставщиков их расценки — лучше определите, сколько вы готовы заплатить, а затем предложите поставщику на 5-10% меньше. Таким образом, даже если поставщик поднимет цену, вы не выйдете за рамки бюджета и во многих случаях сэкономите деньги.
Организация мероприятий требует активного использования связей и знакомств. Поддерживайте близкий контакт с заведениями и поставщиками, с которыми вам нравится работать. Как только они вам понадобятся, они будут рядом. Не упускайте из виду бывших коллег и волонтеров. Мобилизуя свой круг знакомств, вы сможете быстро и без усилий собрать эффективную команду сотрудников и волонтеров.
Не игнорируйте новые технологии проведения мероприятий. Чтобы быть на шаг впереди, воспринимайте инновационные изменения, которые идут на пользу проведению мероприятий. Есть множество способов интеграции новых технологий с управлением мероприятиями:
Если вы решили использовать в своем мероприятии незнакомую технологию, убедитесь, что среди персонала есть кто-нибудь, кто хорошо знает ее. Поручите этому человеку устранение неполадок во время мероприятия.
Каждое мероприятие, от выступлений высокой важности до церемоний награждения школьников, требует пробного прогона. Запланируйте репетицию (с участием сотрудников, волонтеров и, по возможности, докладчиков) за неделю до мероприятия. Таким образом у вас останется достаточно времени для внесения существенных изменений в программу мероприятия, а сотрудники и волонтеры получат достаточно времени для подготовки. В ходе репетиции проверьте работу всех технологий.
Ключ к превосходной организации мероприятия — это понимание того, что чувствуют участники. В день мероприятия уделяйте участникам так много внимания, как позволяют ваши обязанности. Оценивайте ситуацию. Говорите с людьми. Собирайте данные, используя опросы для получения отзывов в реальном времени.
После каждого мероприятия найдите время, чтобы подвести итоги со своей командой. Соберите важнейших сотрудников, весь персонал или сотрудников вместе с волонтерами и обсудите удачные и неудачные моменты. Такое оперативное подведение итогов — отличный способ узнать мнения и предложения участников, пока мероприятие еще свежо в памяти.
Не покидайте участников, сотрудников и волонтеров после того, как они соберутся и уедут домой. Через неделю после мероприятия разошлите каждой группе по электронной почте итоговое сообщение. В этом сообщении приведите ссылку на заключительный опрос для сбора практически применимых советов, в котором задайте особые вопросы для каждой группы:
Также отправьте письма с благодарностями в адрес заведения и поставщиков, благодаря которым мероприятие стало возможным. Дайте каждой стороне понять, что вы цените оказанные услуги и хотите поддерживать контакт.
Применяйте полученные знания на практике: вносите позитивные изменения после каждого мероприятия. Изучайте отзывы, полученные от участников, сотрудников и волонтеров, чтобы найти недостатки вашего стиля управления мероприятием. Вот как можно решить некоторые распространенные проблемы:
Теперь, когда вы знаете, как улучшить навыки управления мероприятиями, примените их на практике. Поднимите свои навыки планирования мероприятий на новый уровень с помощью нашей платформы управления обслуживанием SurveyMonkey, усиленной искусственным интеллектом. Оптимизируйте навыки управления временем на мероприятиях уже сейчас.
Готовы собрать отзывы? Проведите опрос по результатам мероприятия. Начать →