Проведение собеседования при увольнении помогает понять, почему сотрудник уходит и что вы могли бы сделать, чтобы этого не произошло. Однако на таком собеседовании вам вряд ли удастся убедить ценного сотрудника остаться.

Вместо того, чтобы ждать, пока сотрудник решит уволиться, вы можете ввести практику проведения удерживающих собеседований, чтобы заранее узнать, как сотрудник воспринимает свою работу и компанию в целом.

Удерживающие собеседования — это шанс показать сотрудникам, что вы цените их вклад в общее дело. Кроме того, это эффективный способ удержания сотрудников при затратной текучести кадров.

Высокая текучесть кадров может привести к потере прибыльности, низкому моральному духу сотрудников и общему ухудшению качества работы. Именно здесь на помощь придут удерживающие собеседования, с помощью которых вы получите ценную информацию о том, как удержать сотрудников и улучшить условия труда.

Затраты и неэффективность, связанные с наймом и обучением новых сотрудников, в свою очередь влияют на текучесть и ставят под угрозу продуктивность работы и моральный дух сотрудников. Со временем высокая текучесть кадров может привести к следующим последствиям:

Кроме того, современные потребители всё чаще проявляют склонность подвергать всё сомнению и могут с подозрением отнестись к компаниям, где сотрудники кажутся несчастными, вразумительных ответов на вопросы не предоставляется и где каждые несколько месяцев им назначается новый персональный менеджер. Иными словами, сотрудники — это самый ценный актив компании, к которому у нее есть прямой доступ, и к которому следует обращаться с уважением. 

Удерживающие собеседования — это практический способ предотвратить потенциальные риски. С помощью таких собеседований руководители могут вести открытый диалог с сотрудниками, улавливая их настроения и подмечая проблемы, влияющие на продуктивность, моральный дух и приверженность компании.

Удерживающие собеседования помогают руководителям понять, что стоит за мотивацией конкретного сотрудника продолжить работу в компании или уйти из нее. Эффективное собеседование должно проходить неформально и иметь формат диалога.

Как правило, такие собеседования проводятся два-три раза в год и длятся не более получаса. Несмотря на небольшую продолжительность, потенциальные преимущества могут быть значительными: руководители могут узнать, что мотивирует сотрудника, а также — что его особенно беспокоит и может стать причиной увольнения.

Такие собеседования особенно рекомендуется проводить с наиболее продуктивными сотрудниками, чтобы успеть предотвратить возможный уход. Вы можете напрямую поинтересоваться у сотрудника, что его мотивирует остаться, а что могло бы заставить искать другое место работы.

Понимая основную мотивацию наиболее продуктивных сотрудников, вы сможете предложить им соответствующее вознаграждение, которое позволит удержать их в компании. Например, по данным Gallup, для 64 % сотрудников очень важно иметь правильный баланс между работой и личной жизнью. Зная это, вы можете реорганизовать свои рабочие процессы, предоставив сотрудникам больше свободы. Такую информацию вы можете почерпнуть из удерживающих собеседований и использовать ее для повышения вовлеченности персонала и сокращения текучести кадров.

Проведение удерживающих собеседований выгодно для всех сторон.

Сам факт проведения таких бесед уже говорит сотруднику о том, что вам важно узнать его мнение, а у самого сотрудника появляется возможность его высказать.

Удерживающие собеседования — способ как можно раньше выявить тревожные сигналы о потенциальной высокой текучести кадров и закономерности, оказывающие влияние на сотрудников с наилучшими показателями. У вас появятся время и аргументы, необходимые для внедрения изменений, показывающих сотрудникам, что вам не безразличны их проблемы. Кроме того вы избежите массовых увольнений.

Довольно трудно количественно оценить роль, которую удерживающие собеседования играют в сохранении лучших сотрудников и сокращении уровня текучести. Результаты многочисленных исследований доказывают, что компании с высокими показателями вовлеченности также демонстрируют высокий уровень удержания, повышенную удовлетворенность работой, прибыльность и окупаемость.

Для проведения эффективных удерживающих собеседований необходимо разработать четкий процесс, который будет понятен вашим сотрудникам. Поскольку основная цель такой беседы — сбор информации для дальнейшего использования, дайте сотрудникам как можно больше времени на подготовку и обдумывание. Если вы никогда ранее не проводили удерживающих собеседований с сотрудниками, стоит им разъяснить цели и причины таких встреч.

Наконец, заключительный этап собеседования — это ваш шанс продемонстрировать сотрудникам, что вы прислушиваетесь к их мнению. Приняв меры для разрешения ситуации, упомянутой сотрудником на собеседовании, вы ярче любых слов покажете свою заинтересованность.

Важно не только прописать план действия и поставить цели, но и провести собеседование продуманно и стратегически. Потому как от этого зависит ваша возможность получить честный отзыв сотрудника. Вот несколько рекомендаций.

У ваших сотрудников много дел — цените их время. Внезапное собеседование не только нарушит привычный распорядок дня сотрудника, но и может стать причиной тревожности.

Честно расскажите, для чего и как проводятся удерживающие собеседования. Обязательно отметьте, что обратная связь нужна вам для выявления проблем и препятствий на пути к успеху сотрудника и компании в целом, а также для сбора идей по улучшению рабочих процессов.

Никто не любит неожиданности на работе — дайте сотруднику время для подготовки к собеседованию. Сначала объясните цель встречи. Перечислите пункты, которые вы хотели бы затронуть, чтобы сотрудник мог заранее собраться с мыслями и подготовиться четко их изложить во время беседы. Перед собеседованием вы можете провести опрос удовлетворенности сотрудников, чтобы собрать предварительные результаты, которые послужат базой для обсуждений.

Удерживающее собеседование должно иметь формат диалога, а не допроса. Чем комфортнее сотруднику, тем более он склонен дать честные и откровенные ответы. Выберите такое место, в котором сотрудник будет чувствовать себя комфортно. Лучше всего собеседование проводить очно — так ваш разговор будет более вовлекающим, а язык тела собеседника даст дополнительные подсказки. Если у вас нет возможности провести собеседование очно, постарайтесь выделить для него время, когда сотрудник не завален работой.

Смысл удерживающего собеседования — получить оценку работы руководства и компании в целом от сотрудника. Убедитесь, что сотрудник понимает разницу между этими двумя процессами и что его оценка работы компании никак не отразится на оценке его работы вами.

Самые эффективные собеседования — это, как правило, микс из заготовленных вопросов и свободного разговора, который раскроет ценные сведения о мыслях и эмоциях сотрудника. Наиболее эффективные вопросы дадут сотруднику возможность понять следующее.

Кто не любит комплименты? Подумайте о том, как сформулировать вопрос таким образом, чтобы показать сотруднику, что вам не все равно. Например, задавая вопрос, вы можете подчеркнуть качества сотрудника или недавний проект, который он с успехом претворил в жизнь. Но не преувеличивайте. Сотрудник сразу почувствует, если вы слишком льстите ему, а это может привести к обратному эффекту.

Конечно, залог успеха сотрудника и компании в целом — высокие показатели эффективности. Но факторов успеха великое множество. Вам следует показать сотруднику, что для вас важны не только его рабочие результаты — вы заинтересованы в сотруднике как в человеке и хотите лучше понять, с какими проблемами он сталкивается. Проявите эмпатию, чтобы сотрудник понял, что его мнение имеет вес для компании.

Удерживающие собеседования помогут вам лучше понять, с какими проблемами сталкиваются ваши сотрудники, прежде чем они примут решение об увольнении. Будьте честны с сотрудником, объясните, что для вас важно его мнение и что ваша цель — сделать все необходимое для решения его проблем.

Эффективное собеседование поможет вам выявить не только проблемы, но и возможности. Для вас может стать открытием, что некоторые сотрудники более продуктивны при гибридном режиме работы. А может оказаться, что одному из ваших сотрудников очень нравится помогать другим и он мог бы стать прекрасным ментором, если бы ему была предложена такая возможность. Вот лишь несколько способов продемонстрировать вашу заботу о сотрудниках и обеспечить их успех и рост.

Сами собеседования могут повлечь за собой низкозатратные изменения, меняющие восприятие работы сотрудниками. Возможно, сотрудники чувствуют выгорание в конце длинной рабочей недели. Сократите рабочий день до 14:00 по пятницам, чтобы продемонстрировать, что вы не только прислушиваетесь к их нуждам, но и принимаете соответствующие меры. Возможно, вам следует немного реорганизовать офисное пространство и установить акустические кабины или наоборот — длинные столы для совместной работы. Принимая меры на основе полученной обратной связи, со временем вы сможете укрепить лояльность и вовлеченность персонала.

Удерживающие собеседования не исключают, а дополняют собеседования при увольнении. При этом вы можете значительно сократить количество последних. Удерживающие собеседования позволяют сохранять заинтересованность персонала, повышают удовлетворенность работой, эффективность и мотивацию. Кроме того, это прекрасный низкозатратный способ снизить текучесть кадров. Если вам нужны инструменты для проведения опросов сотрудников, анализа результатов и повышения вовлеченности, выберите подходящий для вас тарифный план SurveyMonkey.