Полное руководство по управлению мероприятиями: от планирования до достижения успешного результата

Работа координатора мероприятий считается одной из самых стрессовых и уступает только работе пожарных, летчиков и военных.

И это не удивительно — стоит лишь вспомнить список обязанностей координатора.

Организатор мероприятий — это и бухгалтер, управляющий бюджетом, и дизайнер интерьера, оформляющий помещение, и менеджер по работе с клиентами, для которого важно убедиться, что все участники мероприятия довольны, и даже психолог, который успокаивает спикеров перед выступлением. 

Настоящие профессионалы своего дела знают, как эффективно управлять мероприятиями и как обеспечить участникам незабываемые впечатления. И вы тоже можете стать таким профессионалом.

В этом руководстве мы рассмотрим, насколько важно правильно управлять мероприятиями, как организовать планирование и как использовать отзывы участников при планировании будущих мероприятий.

Это процесс, подразумевающий планирование, организацию и проведение мероприятий самых разных типов и масштабов. Он включает в себя все этапы: от разработки первоначальной концепции до оценки успешности мероприятия и требует от координатора навыков логистики, планирования бюджета, маркетинга и работы с клиентами.

Управление мероприятиями — это стратегический процесс, цель которого сделать все, чтобы участники остались довольны.

От организатора зависит насколько запоминающимся и интерактивным будет мероприятие. Продуманное до мелочей мероприятие может стать удобной платформой для комфортного взаимодействия между участниками, формируя положительную репутацию бренда.

Мероприятие, по итогам которого участники остаются довольны и чувствуют свою ценность, повышает лояльность к бренду, способствует сарафанному радио и, в конечном счете, долгосрочному успеху компании.

Управление мероприятиями — это концепция, которую организаторы могут использовать для того, чтобы решать типичные проблемы, связанные со следующими аспектами.

Далее мы детально рассмотрим восемь этапов процесса управления мероприятиями. Для организации успешного мероприятия важно учесть каждый из этих этапов. 

Самая первая задача в управлении мероприятиями — поставить цели. 

Четкие цели станут ориентиром, на который можно и нужно опираться при разработке плана мероприятия. Цели могут включать привлечение потенциальных клиентов, вовлеченность участников и получение конкретной прибыли.

Необязательно ограничиваться одной целью. Например, цель встречи выпускников — не только воссоединение с бывшими одноклассниками, но и возможность собрать средства на какую-либо программу.

Мероприятия бывают, как правило, трех видов: очные, виртуальные и гибридные. Каждому формату присущи свои характеристики, которые могут оказать значительное влияние на разные аспекты планирования и проведения мероприятия. 

Какой бы формат вы ни выбрали, важно учесть интересы целевой аудитории и поставленные цели мероприятия. Продумав свой подход, вы сможете применить наиболее эффективные стратегии по вовлечению участников и достичь желаемых результатов. 

Предварительное исследование — важный этап в процессе планирования мероприятия, закладывающий основу успешного проекта. На этом этапе координатор проводит тщательное исследование с целью:

В целом на этом этапе очень важно тесно сотрудничать с лицом, проводящим мероприятие, для оценки целесообразности конкретных затрат и создания условий для проведения качественного и запоминающегося мероприятия. 

Далее координатор в деталях расписывает график работ с указанием основных этапов и сроков для эффективного планирования.

График может включать следующие ключевые этапы.

Каждому этапу отводится свое место в графике, в который также закладывается дополнительное время на внесение возможных изменений. 

Для проведения успешного мероприятия необходимо составить детальный план, который будет служить ориентиром.

В плане должен быть четко определен объем работ, включая цель мероприятия, описание целевой аудитории, формата и ключевых задач. В графике должны быть указаны сроки всех основных этапов и последовательность действий, включая описание организационных работ на каждый день и действия, которые необходимо предпринять после проведения мероприятия.

В графике также должна быть подробно описана программа, сессии или презентации, развлекательные мероприятия, возможности для заведения полезных знакомств и другие элементы, например секции или выставки.

При планировании мероприятия важно подобрать команду экспертов. Например, вам могут потребоваться следующие специалисты.

Статья по теме: 10 советов по улучшению навыков управления мероприятиями

При проведении крупных мероприятий могут потребоваться специальные разрешения и лицензии для соблюдения местного законодательства. Требования будут зависеть от места проведения и типа мероприятия.

Лучше всего заранее обратиться к местным правительственным или муниципальным властям, чтобы узнать, какие требования могут коснуться вашего мероприятия.

Кроме того, важно заложить в график дополнительное время для получения необходимых разрешений, на которые может потребоваться несколько недель или даже месяцев.

Несмотря на самое тщательное планирование, иногда происходят случайности. Спикер может заболеть, а неожиданный дождь помешать проведению мероприятия под открытым небом. Для таких случаев рекомендуется заранее подготовить отдельный план действий.

Например, следует учесть вероятность отмены со стороны поставщика и заранее подобрать запасной вариант. Если же вы собираетесь проводить мероприятие на открытом воздухе, лучше поискать вариант в помещении в случае непогоды.

Проявив инициативу, вы не только создадите приятную атмосферу для участников, но и избежите ненужного стресса. 

При выборе площадки для проведения мероприятия следует учесть цели и аудиторию.

Например, для проведения корпоративной конференции следует подобрать помещение с аудиовизуальным оборудованием, а в случае мероприятия по сбору средств лучше отдать предпочтение площадке с более непринужденной атмосферой.

Оцените каждый вариант по выбранным критериям, включая размер помещения, местонахождение, наличие инфраструктуры и условий для людей с ограниченными возможностями. Чтобы сузить выбор, ориентируйтесь на тон, цель и предполагаемые результаты мероприятия.

Скорее всего, вам придется сотрудничать с поставщиками таких услуг, как кейтеринг, аудиовизуальное оборудование и оформление помещений.

Чтобы эффективно организовать работу с поставщиками, воспользуйтесь формой регистрации поставщика для сбора важных сведений (например, контактной информации, списка предоставляемых услуг, о наличии страховки и специальных разрешений).

А с помощью формы для оплаты услуг поставщика вы сможете отслеживать платежи, управлять бюджетом и совершать своевременные выплаты. Эти инструменты позволят избежать путаницы, наладить взаимодействие и эффективно организовать работу.

Платформа для онлайн-регистрации — это один из наиболее эффективных способов оптимизировать процесс и управлять данными участников в реальном времени.

С помощью онлайн-форм можно легко собирать необходимые сведения, например контактную информацию, предпочтения в еде и заинтересованность в определенных сессиях, что позволяет конкретнее спланировать процесс.

Невозможно учесть абсолютно все, поэтому отзывы на этапе планирования могут стать вашей палочкой-выручалочкой.

Чтобы лучше разобраться в ожиданиях и потребностях участников, вы можете воспользоваться опросом по планированию мероприятий. Например, вы можете узнать, требуются ли специальные условия для людей с ограниченными возможностями и есть ли у участников определенные предпочтения в еде.

Проведение опроса на этапе планирования — это показатель эффективной организации.

Работа с бюджетом, возможно, не самая творческая часть организации мероприятий, но при этом очень важная. У вас могут быть следующие статьи бюджета:

Чтобы оставаться в рамках бюджета, приоритизируйте основные расходы и определите возможности сэкономить. Оценка затрат позволяет составить полноценное представление о том, сколько ресурсов вам понадобится. Важно помнить, что основные расходы должны идти первыми в списке. 

Чтобы контролировать бюджет, отведенный на мероприятие, можно использовать специальные программы, в которых удобно отслеживать расходы.

Кроме того, использование специальных программ обеспечивает прозрачность процессов и позволяет выстраивать доверительные отношения со спонсорами и партнерами, предоставляя возможность сэкономить.

В планировании бюджета на будущие мероприятия может помочь оценка и анализ расходов на предыдущие мероприятия.

В случае крупных мероприятий расходы можно компенсировать за счет спонсоров и партнеров. Спонсоры даже могут повысить ценность мероприятия и обеспечить его узнаваемость. Также необходимо продумать, как получить дополнительную прибыль. 

Как только вы определитесь с площадкой, необходимо организовать ее планировку и оформление. Продуманная планировка позволяет эффективно направлять потоки людей, обеспечить удобную рассадку и разделение разных видов деятельности. 

Для этого координатору следует учесть следующее. 

Конечная цель заключается в том, чтобы создать такую атмосферу, в которой гости будут чувствовать себя комфортно и непринужденно и активно принимать участие.

Требуемое оборудование будет зависеть от формата мероприятия.

В случае очных и гибридных мероприятий может потребоваться аудиовизуальная аппаратура, подключение к интернету, оформление сцены и специальное освещение. В случае виртуальных мероприятий нужно обеспечить дополнительное оборудование, включая надежное подключение к интернету.

Рекомендуется нанять поставщика, который займется необходимым оборудованием.

В случае очных мероприятий важно позаботиться о том, чтобы на площадке была стойка регистрации и вывески или плакаты для встречи гостей.

Также необходимо подготовить условия доступной среды для участников с ограниченными возможностями. Организация доступной среды подразумевает оборудование пандусами и специальными сидениями.

Самое главное, что необходимо предусмотреть, — это обеспечение безопасности участников и поставщиков. Составьте план действий в чрезвычайной ситуации, подготовьте аварийные аптечки и руководство по эвакуации. Вы также можете нанять частную охранную службу.

Чтобы провести успешное мероприятие, необходимо позаботиться об уровне посещаемости и вовлеченности с помощью индивидуально разработанной маркетинговой стратегии.

Для продвижения мероприятия следует учесть следующее.

Вы можете спланировать все мероприятие до мельчайших деталей, но упустить самое главное — возможности продвижения. Создайте подробный график продвижения с интригующими анонсами, официальными заявлениями и напоминаниями. Сверяйтесь с графиком, чтобы вовремя отправлять рассылки и заинтересовывать аудиторию все больше. 

Создайте интерактивные лендинги для продвижения мероприятия. Добавьте рекламные видеоролики на веб-сайт мероприятия и в социальных сетях. Наймите графического дизайнера для создания красивых инфографик, которые вы сможете разместить в сети для привлечения участников. Чтобы создать интригу и привлечь еще больше участников, важно распространять вовлекающий контент. 

Чтобы поднять конверсию и произвести на участников хорошее впечатление, воспользуйтесь формами для регистрации, которые удобно заполнять и которые упрощают процесс. 

На платформе SurveyMonkey очень легко создать формы для регистрации онлайн, которые помогут собрать всю необходимую информацию об участниках. Форму можно отправить по электронной почте, через SMS или вставить прямо на веб-страницу мероприятия, чтобы ее могло заполнить еще больше людей. Формы отлично работают на мобильных устройствах, а значит, пользователям будет легко зарегистрироваться с любого устройства.

Облегчив процесс регистрации и предложив гибкие варианты, вы не только увеличите количество участников, но и упростите себе задачу.

Координатор, отвечающий за контроль процессов в день проведения мероприятия, организует регистрацию и следит за ходом мероприятия. Это специалист, который руководит работой команды и назначает ответственных лиц. Эффективное планирование значительно облегчает задачу координатору в день проведения. Найдите такого специалиста, которому вы сможете доверить важные этапы проведения, чтобы организовать действительно успешное мероприятие. 

Наймите команду технической поддержки, которая будет наготове в случае проблем с аудиовизуальным оборудованием, подключением к интернету или устройствами для показа презентаций. Позаботьтесь о наличии запасных вариантов в случае отказа оборудования. Лучше все эти моменты продумать заранее. 

Наймите отдельную команду для управления процессом регистрации и помощи при рассадке гостей. Подготовьте четкие и понятные вывески и плакаты, чтобы направлять участников. Специалист по обслуживанию поможет вам оценить первые впечатления гостей о мероприятии. 

Возможно, в день проведения потребуется внести некоторые изменения в ход мероприятия, например, поменять этапы в графике или даже сменить площадку в связи с непогодой. Некоторые ситуации неизбежны, главное уметь быстро на них реагировать. 

Управление мероприятием не заканчивается с уходом последнего человека с площадки. Организуйте разбор полетов, чтобы ваше следующее мероприятие было еще более успешным. Проведите опросы для измерения удовлетворенности участников и сбора отзывов о том, что понравилось больше всего. Добавьте в опрос вопросы о качестве контента, о площадке и о впечатлениях гостей в целом, чтобы понять, что можно улучшить в следующий раз. 

Воспользуйтесь нашим шаблоном опроса для сбора отзывов о мероприятии, чтобы собрать данные о вовлеченности и определить области, требующие улучшений.  

Измеряйте такие важные показатели мероприятий, как посещаемость, вовлеченность и конверсия. Анализируйте эти метрики, чтобы выявить свои сильные и слабые стороны и использовать эту информацию при организации последующих мероприятий. Анализ данных и отчетность позволяют разобраться в том, насколько действительно успешно прошло мероприятие, и составить план действий. 

После мероприятия поделитесь ключевыми моментами в социальных сетях в виде фотографий и видео. Не забудьте разослать участникам ссылку на фотографии, сделанные во время мероприятия профессиональным фотографом, чтобы они могли их скачать. А также отправьте гостям электронные сообщения с ключевыми выводами или ресурсами.   

Проанализируйте с командой мероприятие после его окончания, чтобы понять, что удалось лучше всего, а над чем в следующий раз стоит поработать. Вы даже можете провести опрос среди персонала и поставщиков, чтобы собрать более конкретные отзывы. 

Организаторы мероприятий должны в первую очередь ориентироваться на участников. Поэтому необходимо создать удобные маршруты, комфортные места и интерактивную программу. Для постоянного совершенствования важно собирать отзывы участников. 

Чтобы упростить и облегчить регистрацию участников и сбор необходимой информации, используйте специальные программы по управлению мероприятиями. Так вы получите данные, которые сможете проанализировать позже. Благодаря современным технологиям собирать данные легче чем когда-либо. 

Организаторы мероприятий должны на каждом этапе держать в курсе персонал, поставщиков и участников. Чтобы создать интригу и повысить заинтересованность, важно информировать персонал об успешном выполнении конкретных этапов и делиться обновлениями в социальных сетях. 

Обязательно подготовьте план действий в случае экстренной ситуации, особенно если вы проводите крупное мероприятие. Так вы избежите ненужного стресса и будете готовы действовать в случае необходимости. 

Проанализируйте отзывы участников, чтобы извлечь из них полезную информацию, которую вы сможете использовать при планировании последующих мероприятий. На платформе SurveyMonkey вы можете анализировать данные, даже если вы этого никогда раньше не делали. 

Создайте облака слов для ответов на открытые вопросы, чтобы выявить закономерности. Используйте анализ тональности на базе ИИ, чтобы автоматически категоризировать ответы на основе выбранных критериев. 

Возможно, благодаря облакам слов вы узнаете, что кейтеринг был на высшем уровне. А значит, вы можете продолжить сотрудничество с этим поставщиком и при проведении последующих мероприятий. Может оказаться, что оборудование показалось участникам устаревшим. В таком случае, вам стоит поработать со своей технической командой, чтобы в следующий раз использовать более современные технологии.

Используйте инструменты аналитики, чтобы извлекать полезную информацию из собранных данных.

Для проведения успешных мероприятий важно учесть все этапы: от предварительного планирования до разбора полетов. Начните подготовку заранее, чтобы учесть все моменты, остаться в рамках бюджета и произвести на участников незабываемое впечатление. Организаторам мероприятий важно постоянно совершенствоваться, чтобы каждый следующий раз проводить еще более успешные мероприятия. 

Для того, чтобы понять, что именно требует улучшений, важно проводить опросы по сбору отзывов о проведенном мероприятии. На платформе SurveyMonkey вы можете без проблем создать простые и удобные формы для регистрации на мероприятие. Кроме того, вы можете использовать платформу для отправки опросов для сбора отзывов о мероприятии, чтобы быстро собирать необходимые данные об участниках. 

Зарегистрируйтесь и приступайте к работе уже сегодня.